Komunikasi Bisnis : Jenis, Fungsi, Tujuan Bisnis, Contoh, Hingga Proses

Komunikasi bisnis adalah proses pertukaran informasi, gagasan, dan pesan antara individu, departemen, atau entitas bisnis yang berbeda dalam konteks bisnis.

Tujuan utama dari komunikasi bisnis adalah untuk mencapai pemahaman yang saling menguntungkan, mempengaruhi perilaku, dan mencapai tujuan bisnis yang telah ditetapkan.

Komunikasi bisnis melibatkan penggunaan berbagai saluran dan metode komunikasi, seperti pertemuan tatap muka, telepon, email, presentasi, laporan tertulis, media sosial, dan banyak lagi.

Hal ini memungkinkan informasi untuk dipertukarkan secara efektif dan efisien antara pihak yang terlibat dalam bisnis.

Komunikasi bisnis mencakup berbagai aspek, termasuk komunikasi internal antara anggota tim dalam organisasi, komunikasi eksternal dengan pelanggan, pemasok, mitra bisnis, dan pemangku kepentingan lainnya, serta komunikasi dengan media dan masyarakat umum.

Ada beberapa jenis komunikasi bisnis yang umum digunakan dalam lingkungan bisnis. Berikut adalah beberapa contoh jenis komunikasi bisnis:

• Komunikasi Lisan:

• Komunikasi lisan melibatkan pertukaran pesan secara lisan atau lisan antara individu atau kelompok dalam lingkungan bisnis.

• Ini dapat melibatkan rapat, presentasi, diskusi, wawancara, atau komunikasi langsung antara kolega atau atasan dan bawahan.

• Komunikasi lisan memungkinkan untuk pertukaran langsung, interaksi, dan klarifikasi pesan.

• Komunikasi Tertulis:

• Komunikasi tertulis melibatkan penggunaan kata-kata tertulis untuk menyampaikan pesan dalam lingkungan bisnis.

• Ini termasuk email, surat, laporan, proposal, dokumen kontrak, atau pesan melalui media sosial.

• Komunikasi tertulis sering digunakan ketika pesan harus jelas, terekam, dan dapat diacu kembali untuk tujuan dokumentasi.

• Komunikasi Elektronik:

• Komunikasi elektronik melibatkan penggunaan teknologi elektronik, seperti email, pesan instan, konferensi video, atau platform kolaborasi online, untuk melakukan komunikasi bisnis.

• Komunikasi elektronik memungkinkan pertukaran pesan cepat dan efisien, terutama dalam bisnis yang beroperasi secara virtual atau memiliki tim yang tersebar geografis.

• Komunikasi Visual:

• Komunikasi visual melibatkan penggunaan elemen visual, seperti grafik, diagram, infografis, presentasi visual, atau video, untuk menyampaikan pesan dalam lingkungan bisnis.

• Komunikasi visual sering digunakan untuk memperjelas informasi kompleks, mempresentasikan data, atau menarik perhatian audiens.

• Komunikasi Nonverbal:

• Komunikasi nonverbal melibatkan penggunaan bahasa tubuh, ekspresi wajah, gerakan, kontak mata, atau isyarat untuk menyampaikan pesan tanpa menggunakan kata-kata.

• Komunikasi nonverbal dapat memperkuat atau melengkapi pesan verbal, serta memberikan informasi tambahan tentang emosi, sikap, atau kepercayaan.

• Komunikasi Antarbudaya:

• Komunikasi antarbudaya melibatkan pertukaran pesan antara individu atau kelompok dari budaya yang berbeda dalam lingkungan bisnis.

• Ini melibatkan pemahaman dan adaptasi terhadap norma, nilai, bahasa, dan praktik komunikasi yang berbeda.

• Komunikasi antarbudaya membutuhkan kesadaran sensitif terhadap perbedaan budaya dan upaya untuk memastikan pemahaman yang saling memuaskan.

Setiap jenis komunikasi bisnis memiliki kelebihan dan kelemahan masing-masing, dan pilihan jenis komunikasi yang tepat tergantung pada konteks, audiens, dan tujuan komunikasi yang ingin dicapai.

Penting bagi perusahaan untuk memahami berbagai jenis komunikasi bisnis dan menggunakannya secara efektif sesuai dengan kebutuhan dan preferensi komunikasi mereka.

Komunikasi bisnis memiliki beberapa fungsi yang penting dalam konteks bisnis. Berikut adalah beberapa fungsi utama komunikasi bisnis:

Fungsi utama komunikasi bisnis adalah untuk melakukan pertukaran informasi yang relevan dan penting antara individu atau departemen dalam suatu organisasi.

Hal ini melibatkan berbagi data, fakta, laporan, instruksi, dan informasi lainnya yang diperlukan untuk pengambilan keputusan yang baik dan pelaksanaan tugas-tugas bisnis.

Komunikasi bisnis membantu dalam koordinasi tugas dan kegiatan antara individu atau departemen yang terlibat dalam proses bisnis.

Melalui komunikasi yang efektif, orang-orang dapat bekerja bersama untuk mencapai tujuan bersama, menghindari tumpang tindih atau kesalahpahaman, dan memastikan kelancaran operasional.

Komunikasi bisnis berperan penting dalam membangun hubungan yang kuat dengan pelanggan, mitra bisnis, dan pemangku kepentingan lainnya.

Melalui komunikasi yang baik, perusahaan dapat menciptakan kepercayaan, saling memahami kebutuhan dan harapan, serta memelihara hubungan yang saling menguntungkan dalam jangka panjang.

Komunikasi bisnis memberikan informasi yang diperlukan bagi manajer dan pemimpin untuk membuat keputusan yang baik.

Melalui komunikasi yang efektif, manajer dapat mengumpulkan data, memahami perspektif berbagai pihak terkait, mendengarkan ide-ide dan masukan, serta merumuskan keputusan yang tepat untuk mencapai tujuan bisnis.

Komunikasi bisnis juga berfungsi dalam memotivasi karyawan dan mempengaruhi perilaku orang lain.

Melalui komunikasi yang persuasif dan inspiratif, pemimpin dan manajer dapat menginspirasi tim, mengkomunikasikan visi dan tujuan perusahaan, serta memotivasi karyawan untuk mencapai kinerja yang lebih baik.

Komunikasi bisnis membantu dalam menyelesaikan konflik dan perbedaan pendapat yang mungkin timbul dalam konteks bisnis.

Dengan adanya komunikasi yang terbuka, jujur, dan efektif, pihak-pihak yang terlibat dapat berdiskusi, mencari solusi bersama, dan mencapai kesepakatan yang saling menguntungkan.

Komunikasi bisnis berperan penting dalam membangun budaya organisasi yang sehat dan efektif.

Melalui komunikasi yang terus-menerus, perusahaan dapat menyampaikan nilai-nilai, norma, dan harapan yang diinginkan dalam organisasi, serta mempromosikan kolaborasi, inovasi, dan pertumbuhan.

Penting untuk diingat bahwa komunikasi bisnis haruslah jelas, terbuka, dan sesuai dengan kebutuhan dan konteks bisnis

Dengan memahami fungsi-fungsi tersebut, perusahaan dapat mengoptimalkan komunikasi bisnis mereka untuk mencapai keberhasilan dalam lingkungan bisnis yang kompetitif.

Berikut adalah beberapa pandangan dari para ahli mengenai tujuan komunikasi bisnis:

• Lesikar dan Pettit:

• Menurut Lesikar dan Pettit (2008), tujuan komunikasi bisnis adalah untuk mencapai pemahaman yang saling memuaskan antara pihak yang terlibat dalam suatu interaksi bisnis.

• Hal ini melibatkan pertukaran informasi yang akurat, jelas, dan efektif untuk mempengaruhi pendapat, sikap, dan perilaku pihak lain.

• Bovee dan Thill:

• Bovee dan Thill (2012) menyatakan bahwa tujuan komunikasi bisnis adalah untuk mencapai keberhasilan dalam mencapai tujuan bisnis.

• Komunikasi bisnis yang efektif diarahkan untuk mempengaruhi penerima pesan, mempengaruhi tindakan, meningkatkan kerjasama, mengatasi hambatan, dan membangun hubungan yang kuat dengan pelanggan dan pemangku kepentingan lainnya.

• McLean:

• McLean (2012) menyatakan bahwa tujuan komunikasi bisnis adalah untuk mempengaruhi sikap, perilaku, dan keputusan penerima pesan.

• Komunikasi bisnis yang baik bertujuan untuk menghasilkan respons yang diinginkan, seperti pembelian produk atau layanan, dukungan, atau kerjasama dalam konteks bisnis.

• Guffey:

• Guffey (2012) mengemukakan bahwa tujuan komunikasi bisnis adalah untuk mencapai pemahaman yang jelas, akurat, dan saling memuaskan antara pengirim dan penerima pesan.

• Komunikasi bisnis yang efektif bertujuan untuk menghindari kesalahpahaman, mengurangi konflik, membangun hubungan kerja yang baik, dan mencapai tujuan bisnis.

Pandangan dari para ahli tersebut menyoroti bahwa tujuan komunikasi bisnis melibatkan pertukaran informasi yang efektif, mempengaruhi penerima pesan, membangun hubungan yang kuat, dan mencapai tujuan bisnis.

Penting bagi perusahaan untuk memahami tujuan-tujuan ini dan menerapkan strategi komunikasi yang sesuai untuk mencapai hasil yang diinginkan dalam lingkungan bisnis.

Dimbleby (2009) mengemukakan, tujuan komunikasi bisnis terdiri dari hal-hal, sebagai berikut:

• Tujuan Informatif:

Komunikasi bisnis bertujuan untuk menyampaikan informasi yang relevan dan akurat kepada pihak-pihak yang terlibat.

Tujuan ini mencakup pertukaran data, fakta, laporan, dan informasi lainnya yang diperlukan untuk pengambilan keputusan yang baik dan pelaksanaan tugas-tugas bisnis.

• Tujuan Persuasif:

Komunikasi bisnis bertujuan untuk mempengaruhi pendapat, sikap, dan perilaku pihak lain.

Tujuan ini meliputi upaya meyakinkan pelanggan untuk membeli produk atau layanan, mempengaruhi investor untuk berinvestasi dalam perusahaan, atau memotivasi karyawan untuk mencapai kinerja yang lebih baik.

• Tujuan Hubungan:

Komunikasi bisnis bertujuan untuk membangun dan memelihara hubungan yang baik dengan pihak-pihak yang terkait, termasuk pelanggan, mitra bisnis, dan pemangku kepentingan lainnya.

Tujuan ini mencakup membangun kepercayaan, saling memahami kebutuhan dan harapan, serta menjaga hubungan jangka panjang yang saling menguntungkan.

• Tujuan Ekspresif:

Komunikasi bisnis bertujuan untuk mengungkapkan pikiran, perasaan, dan ide-ide dengan jelas dan efektif.

Tujuan ini mencakup penggunaan bahasa yang tepat, menyampaikan pesan dengan jelas, dan memastikan pemahaman yang akurat dari pihak yang mendengarkan atau membaca.

• Tujuan Regulatif:

Komunikasi bisnis bertujuan untuk mengatur dan mengarahkan perilaku pihak-pihak yang terlibat dalam konteks bisnis.

Tujuan ini mencakup memberikan instruksi, pedoman, atau aturan kepada karyawan, mengkomunikasikan kebijakan perusahaan, atau menegosiasikan kontrak dan kesepakatan bisnis.

• Tujuan Hiburan:

Komunikasi bisnis juga dapat memiliki tujuan untuk menghibur atau menyenangkan pihak-pihak yang terlibat.

Tujuan ini mencakup penggunaan humor, kreativitas, atau elemen menarik dalam presentasi, iklan, atau materi pemasaran untuk menarik perhatian dan membangun hubungan positif.

Penting untuk diingat bahwa tujuan komunikasi bisnis dapat bervariasi tergantung pada situasi, konteks, dan audiens yang dituju. Perusahaan perlu memahami tujuan-tujuan ini dan mengembangkan strategi komunikasi yang sesuai untuk mencapai hasil yang diinginkan.

Berikut adalah beberapa contoh komunikasi bisnis yang umum digunakan dalam lingkungan bisnis:

Pengiriman pesan elektronik melalui email adalah salah satu bentuk komunikasi bisnis yang paling umum.

Email digunakan untuk berbagai tujuan, seperti mengirim informasi, meminta atau memberikan instruksi, mengkoordinasikan proyek, atau menjalin hubungan dengan pelanggan dan mitra bisnis.

Contoh:

• Mengirim email kepada kolega untuk mengatur pertemuan proyek minggu depan dan menggabungkan file presentasi yang relevan.

Pertemuan tatap muka antara anggota tim atau departemen untuk berdiskusi, berbagi informasi, mengambil keputusan, atau mengkoordinasikan tugas. Rapat bisnis dapat dilakukan secara langsung atau melalui konferensi video.

Contoh:

• Rapat tim proyek untuk meninjau kemajuan, membagikan pembaruan, dan mengidentifikasi langkah-langkah selanjutnya.

Penggunaan materi visual dan lisan untuk menyampaikan informasi kepada audiens yang dituju. Presentasi bisnis sering digunakan untuk menjelaskan produk atau layanan, menyampaikan laporan, atau mempromosikan ide atau proposal kepada pemangku kepentingan.

Contoh:

• Menyampaikan presentasi di hadapan dewan direksi tentang rencana strategis perusahaan untuk tahun mendatang.

Dokumen tertulis yang berisi analisis, data, dan informasi penting tentang kinerja bisnis, proyek, atau aspek tertentu dari operasi perusahaan.

Laporan bisnis sering digunakan untuk mengkomunikasikan hasil, rekomendasi, dan perubahan yang diperlukan.

Contoh:

• Menyusun laporan penjualan bulanan yang mencakup analisis tren, grafik, dan rekomendasi untuk meningkatkan kinerja penjualan.

Penggunaan platform media sosial seperti Facebook, Twitter, Instagram, atau LinkedIn untuk berinteraksi dengan pelanggan, mempromosikan produk atau layanan, atau membangun merek perusahaan.

Contoh:

• Mengirim tweet untuk mengumumkan penawaran spesial atau mengadakan sesi tanya jawab dengan pelanggan di Facebook Live.

Penggunaan telepon untuk berkomunikasi secara langsung dengan pelanggan, mitra bisnis, atau kolega. Telepon digunakan untuk memecahkan masalah, menjawab pertanyaan, atau melakukan negosiasi.

Contoh:

• Menelepon pelanggan yang tidak puas untuk mendengarkan masalah mereka dan menawarkan solusi yang memuaskan.

Penggunaan materi cetak, seperti brosur, pamflet, atau presentasi slide, untuk menyampaikan informasi tentang produk atau layanan kepada pelanggan potensial.

Contoh:

• Membagikan brosur produk baru yang berisi deskripsi, fitur, dan manfaat kepada pengunjung pameran dagang.

Perusahaan dapat menggunakan kombinasi dari contoh-contoh komunikasi bisnis ini sesuai dengan kebutuhan mereka untuk mencapai tujuan komunikasi yang diinginkan.

Proses komunikasi bisnis adalah serangkaian langkah atau tahapan yang terjadi dalam mentransfer informasi, ide, dan pesan antara pihak-pihak yang terlibat dalam lingkungan bisnis. Berikut adalah langkah-langkah umum dalam proses komunikasi bisnis:

• Pengirim (Sender): Proses komunikasi bisnis dimulai dengan pengirim atau sumber pesan. Pengirim adalah individu atau entitas yang ingin menyampaikan pesan kepada penerima. Pengirim harus memiliki pemahaman yang jelas tentang apa yang ingin mereka sampaikan.

• Pesan (Message): Pesan adalah informasi atau gagasan yang ingin disampaikan oleh pengirim kepada penerima. Pesan harus dirumuskan dengan jelas dan secara relevan agar dapat dipahami dengan baik oleh penerima. Pesan dapat berupa kata-kata lisan, tulisan, gambar, grafik, atau kombinasi dari itu semua.

• Saluran Komunikasi (Channel): Saluran komunikasi adalah media atau sarana yang digunakan untuk mentransmisikan pesan dari pengirim ke penerima. Saluran komunikasi dapat berupa komunikasi lisan, tulisan, elektronik, atau media sosial. Pilihan saluran komunikasi harus disesuaikan dengan karakteristik penerima dan kebutuhan komunikasi.

• Encoding: Encoding adalah proses mengubah pesan ke dalam format yang dapat ditransmisikan melalui saluran komunikasi. Pengirim menggunakan simbol, kata-kata, atau bahasa yang dipahami oleh penerima untuk mengemas pesan dalam bentuk yang sesuai.

• Penerima (Receiver): Penerima adalah individu atau entitas yang menerima pesan dari pengirim. Penerima harus siap menerima pesan dan memperhatikan dengan seksama untuk memahami isi pesan yang disampaikan.

• Decoding: Decoding adalah proses interpretasi pesan oleh penerima. Penerima mencoba untuk mengurai pesan yang diterima dan memahami makna yang dimaksud oleh pengirim. Penting bagi penerima untuk memperhatikan konteks, bahasa, dan simbol yang digunakan dalam pesan.

• Umpan Balik (Feedback): Umpan balik adalah respons atau tanggapan yang diberikan oleh penerima kepada pengirim setelah menerima pesan. Umpan balik memberikan informasi kepada pengirim tentang sejauh mana pesan telah dipahami, diterima, atau mempengaruhi penerima. Umpan balik dapat berupa pertanyaan, komentar, atau tindakan yang dilakukan oleh penerima. 

• Gangguan (Noise): Gangguan adalah hal-hal yang dapat mengganggu atau menghalangi proses komunikasi bisnis. Gangguan dapat berupa gangguan fisik, gangguan psikologis, atau hambatan dalam saluran komunikasi. Upaya harus dilakukan untuk mengidentifikasi dan mengatasi gangguan agar pesan dapat dikomunikasikan dengan jelas.

• Konteks: Konteks merujuk pada situasi atau lingkungan di mana komunikasi bisnis terjadi. Konteks dapat meliputi faktor-faktor seperti budaya, nilai-nilai, norma, struktur organisasi, dan tujuan komunikasi. Konteks mempengaruhi cara pesan dipahami dan diinterpretasikan.

Proses komunikasi bisnis bukanlah proses linear yang berjalan dalam satu arah. Proses ini melibatkan interaksi dan respons antara pengirim dan penerima, serta melibatkan pengaturan dan penyesuaian pesan untuk mencapai pemahaman yang saling memuaskan. Penting untuk menjaga proses komunikasi bisnis yang terbuka, jelas, dan efektif untuk mencapai tujuan komunikasi yang diinginkan.

Dalam dunia bisnis yang semakin kompleks dan kompetitif, komunikasi bisnis yang efektif menjadi kunci sukses.

Komunikasi yang baik dapat membantu perusahaan mencapai tujuan mereka, membangun hubungan yang kuat dengan pelanggan dan pemangku kepentingan, serta meningkatkan kinerja bisnis secara keseluruhan.

Dalam artikel ini, kita telah menjelajahi pengertian, fungsi, dan tujuan komunikasi bisnis. Komunikasi bisnis memiliki banyak dimensi, mulai dari pertukaran informasi yang penting hingga mempengaruhi pendapat dan perilaku orang lain.

Selain itu, komunikasi bisnis juga berperan dalam membangun hubungan yang baik, menyelesaikan konflik, dan memengaruhi kinerja bisnis secara keseluruhan.

Untuk mencapai komunikasi bisnis yang efektif, perusahaan perlu mengembangkan strategi komunikasi yang tepat, menggunakan berbagai saluran komunikasi yang relevan, dan memastikan pesan yang jelas, akurat, dan relevan.

Penting juga untuk memahami audiens yang dituju, baik itu pelanggan, mitra bisnis, atau karyawan, dan menyampaikan pesan dengan gaya dan bahasa yang sesuai.

Dengan komunikasi bisnis yang baik, perusahaan dapat membangun reputasi yang baik, meningkatkan kepuasan pelanggan, memperkuat hubungan dengan pemangku kepentingan, dan mencapai keberhasilan jangka panjang dalam dunia bisnis yang terus berubah.

Oleh karena itu, penting bagi setiap perusahaan untuk memberikan perhatian yang cukup terhadap komunikasi bisnis dan mengintegrasikannya dalam strategi bisnis mereka.

Dalam era digital ini, komunikasi bisnis juga terus berkembang dengan adanya teknologi baru dan saluran komunikasi yang beragam.

Oleh karena itu, perusahaan perlu tetap beradaptasi dengan perkembangan teknologi dan memanfaatkannya secara efektif untuk mencapai komunikasi bisnis yang sukses.

Dalam rangka mencapai keberhasilan dalam bisnis, tidak dapat diabaikan bahwa komunikasi bisnis yang baik adalah kunci.

Dengan menggunakan komunikasi bisnis yang efektif, perusahaan dapat membangun hubungan yang kuat, meningkatkan kinerja, dan mencapai tujuan bisnis mereka.

Oleh karena itu, penting bagi setiap perusahaan untuk memberikan perhatian yang cukup terhadap komunikasi bisnis dan mengintegrasikannya dalam strategi bisnis mereka.